Конференц-зал — что это и как его арендовать

Под понятием «конференц-зал» подразумевается помещение, которое предназначено выполнять определенные функции. Что касается размера, то он бывает совершенно разным – подойдет как большая комната, так и просторная академическая аудитория, вмещающая до нескольких сотен человек.

Аренда залов необходима для проведения различного рода официальных и культурных мероприятий:

• совещаний;
• семинаров;
• симпозиумов;
• научных конференций;
• мастер-классов;
• презентаций.

Что важно

От правильного выбора зала и грамотно продуманной организации зависит успех мероприятия. Очень важно подобрать хорошее, правильное и удобное место.

Обычно подобные помещения сдаются в аренду в бизнес-центрах, находящихся в центре города, так как именнно в них имеется все необходимое оборудование и инфраструктура.

В любом случае, конференция – это презентация вашей компании, организации, собственного имиджа, и здесь нельзя прогадать. Поэтому ее необходимо проводить на очень высоком уровне, и очень серьезно отнестись к выбору места.

Обязательно обращайте внимание на абсолютно все, начиная, наверное с того, как с вами общаются, когда речь идёт об аренде помещения. Люди которые сдают вам его, должны организовать как минимум чистоту данного помещения и его готовность к размещению участников.

Также обратите свой взор на доступность здания, где снимается конференц-зал, его внешний вид здания его архитектуру, на все, что может броситься в глаза. Ведь это все будет создавать первое впечатление, которое, как нам всем известно, сложно изменить.

«Начинка»

Помещение, специально предназначенное для проведения определенных мероприятий с разным количеством участников, должно быть оснащено всем необходимым для демонстрации наглядного материала оборудованием и подходящей мебелью.

В современном конференц-зале, как правило, имеется:

• в достаточном количестве и в необходимых местах электророзетки, выключатели, переходники, удлинители;
• экран;
• мультимедийный проектор;
• возможность подключения ноутбуков, DVD плееров;
• флип-чарт;
• микрофон, колонки, микшерский пульт;
• удобные кресла или стулья.

Проявите настойчивость, скрупулезность и позаботьтесь обо всем. Сами внимательно осмотрите зал, чтобы в нем все было в целости и сохранности, а оборудование нужно обязательно предварительно проверить.

Конечно, самое важное – это содержание мероприятия, насколько оно будет интересно присутствующим. Однако и помещение играет свою роль в достойном его проведении.